Süreç Yönetimi Ve Püf Noktası

İşletmelerin süreç yönetimi metodolojisini kendi süreçlerinde uygulaması, önceleri kaliteli hizmet anlayışına verilen önemin temel göstergesi olarak kabul edilirken günümüzde artık bir gereklilik haline gelmiştir. Yapay zekâ uygulamalarının yaygınlaştığı, robotik süreçlerin hayatımızın birçok alanına girdiği, işlemlerin sürekli dijitalleşmekte olduğu son yıllarda süreç yönetiminin önemi bir kat daha artmıştır. Yoğun bir rekabet ortamının yaşandığı, kâr marjlarının sürekli daraldığı, teknolojinin yoğun kullanıldığı günümüzde Süreç Yönetimi bakış açısını, süreçlerine yansıtamayan işetmelerin rekabet avantajını kaybedeceği muhakkaktır. Süreç Yönetimi metodolojisinin en önemli unsuru doğru bir planlama yapabilmektir. Doğru bir planlama ile çıktı maliyetlerinin kontrol altında tutulması mümkün olabilir. Bilinmelidir ki eksik, hatalı kurgulanan süreçlerin işletmeleri zarara uğratması kaçınılmazdır.

Peki, Süreç Yönetimi nedir? Süreç Yönetimini nasıl anlamamız gerekir?

İşletmeler, genelde dikey organizasyon yapısı ile işletilirler. Dikey organizasyon yapısında en tepede Genel Müdür vardır. Genel Müdüre pazarlama, finans, üretim gibi belirli fonksiyonel alanlarda uzmanlaşmış yöneticiler ve bu yöneticilere bağlı çalışanlar bulunur. Hiyerarşik düzenin uygulandığı bu yapılarda görev ayrılığı ilkesi esastır ve çalışanlar kendi görev alanı dışına çıkmazlar. Fonksiyonel yapı çerçevesinde çalışanlar kendi görev alanları ile ilgili kararları alır, diğer iş ailesinin işlerine pek müdahale edilmez. Bu düzen içerisinde gerçekleştirilen işlemlerin bütünü de işletmenin süreçlerini oluşturur.

En basit haliyle süreç kavramının tanımını; “girdilerin birden fazla iş birimi tarafından işlenerek çıktı haline getirilmesi” şeklinde yapacak olursak, süreç yönetimini de “süreçlerin doğru tasarlanarak kaliteli bir çıktıya ulaşmasını sağlayan yönetim şekli” olarak ifade edebiliriz. Süreç yönetimi, yeni bir sürecin verimli bir şekilde tasarlanması ile ilgili olduğu kadar, mevcut süreçlerin daha verimli bir çıktı üretmesini ve bu doğrultuda müşteri memnuniyeti sağlamasını da kapsar. Müşteri talep ve beklentilerinin tespit edilmesi Süreç Yönetiminin en önemli unsurudur. Talep ve beklentilerin tespiti elbette tek başına yeterli olmaz, esas olan talep ve beklentilerin aşılarak gerçekleştirilmesidir. Bu seviyede gerçekleştirilen süreç tasarımları işletmelerin sürdürebilir başarıyı yakalamasını sağlayacaktır. O yüzden her süreç tasarımında bir müşterinin bulunması ve tasarlanan süreçlerin beklentiyi karşılama noktasında görüşünün alınması Süreç Yönetiminin püf noktasıdır. Her süreç tasarımında gerçek müşteriye ulaşmak her zaman mümkün olmayacağından bu noktada Süreç Yönetimi ekiplerinin önemi ve gerekliliği ortaya çıkmaktadır.

Süreç Yönetimi, bir yönetim şeklidir ve etkin bir şekilde uygulanabilmesi için bu işe odaklı ekiplerin olması gerekir. Herkes kendi sürecinin en iyi şekilde yönetsin bakış açısı ancak günü kurtarır ve yoğun rekabet ortamında işletmeleri geride bırakır.

Sözün özü; Süreç Yönetimi bakış açısı ve Süreç Yönetimi ekiplerinin varlığı işletmeler için son derece önemlidir. Süreç yönetimine yeteri kadar önem göstermeyen işletmelerin sürdürebilir başarıyı yakalama imkânı tesadüflere kalmıştır. Süreç yönetimi ekiplerini oluşturmanın maliyet olduğunu düşünen işletmeler asıl israfı bu ekipleri kurmayarak yapmaktadırlar. Çünkü süreç yönetimi bakış açısı olmadan oluşturulan süreçlerin çıktıları çoğu zaman ilave müdahaleler gerektirmekte bu da kaynak israfına neden olmaktadır.

Köksal Sarıca